Il y a beaucoup de facteurs de stress qui viennent avec le fait d’être indépendant ou de démarrer une entreprise. La gestion et l’organisation de la paperasse d’entreprise ne devraient pas en faire partie.
Beaucoup trop d’entrepreneurs se retrouvent ensevelis sous les documents. Il y a les contrats, les factures, les rapports, les feuilles de calcul, les demandes et les dossiers d’emploi, les polices d’assurance et les états financiers. La liste est longue. De l’important au minuscule, la mer de paperasse semble sans fin.
Mettre un peu d’ordre dans vos documents d’entreprise vous donne une clarté accrue sur ce que vous avez (et ce qui vous manque). Cela peut également vous donner un plus grand sentiment de contrôle sur le côté administratif. De plus, vous serez moins stressé lorsque vous aurez réellement besoin de trouver quelque chose.
Il est temps d’établir un système avec lequel vous pouvez vous tenir – et d’investir dans les outils pour vous aider. Voici 5 étapes pour transformer votre gestion de la paperasse de désordonnée à méticuleuse.
1. Créez un système
Considérez ceci comme votre règle d’or pour organiser la paperasse : moins vous touchez une feuille de papier, mieux c’est.
Cela signifie que vous devez réfléchir à un système de classement de ces documents avant de commencer à les trier.
Comment voulez-vous les catégoriser ? Il existe de nombreuses options différentes, notamment :
- Par client ou client
- Par année ou par période spécifique
- Par catégorie (finances, embauche, juridique)
- Par type de document (contrats, factures, états financiers)
Un bon système de classement doit être intuitif. Donc, si vous avez du mal à trouver la meilleure façon d’aborder la question, demandez-vous : Si je devais rechercher cet élément à l’avenir, sous quoi chercherais-je d’abord ?
Il est important de rappeler que toutes les démarches administratives liées à l’entreprise doivent être réalisées au guichet entreprise.
2. Purgez les papiers inutiles
Se débarrasser des papiers peut inspirer une bonne dose de paranoïa. Comment pouvez-vous être sûr que vous n’en aurez plus jamais besoin ?
Cette préoccupation est compréhensible (bien que, pas totalement valide). Cependant, cela signifie également que vous risquez d’encombrer votre espace avec toutes sortes de documents inutiles.
Comment pouvez-vous savoir ce qui doit rester et ce qui doit partir ? Les exigences exactes peuvent varier en fonction du type de document donc, informez-vous.
3. Gardez l’accessibilité en tête
Une fois que vous avez éliminé le désordre inutile, il est temps de classer ce qui reste en utilisant le système et les catégories que vous avez établis ci-dessus.
Alors que vous rangez les papiers physiques, considérez à quel point vous avez besoin qu’ils soient accessibles.
Votre système de classement doit vous aider, plutôt que de créer des tracas supplémentaires. En faisant ces considérations, vous stockerez les choses d’une manière qui a le plus de sens pour votre vie professionnelle quotidienne. En même temps, mettez rigoureusement en œuvre le système d’organisation que vous avez sélectionné ci-dessus.
4. Sauvegardez vos fichiers numériquement
Pour tous les papiers physiques que vous stockez, envisagez de créer une sauvegarde numérique en numérisant les documents importants pour les stocker dans le cloud ou sur un disque dur externe, ou en ajoutant vos reçus dans QuickBooks.
Nommez vos fichiers numériques de manière évidente. Avoir un tas de documents nommés « attachment_93bsg03ow » rendra impossible de trouver ce dont vous avez besoin. Utilisez un nom de fichier simple afin de pouvoir chercher et trouver le document dont vous avez besoin sans avoir à ouvrir les fichiers eux-mêmes.
Cela prend du temps au début, mais cela signifie aussi que si le pire devait arriver – comme un incendie, une inondation ou un événement tout aussi désastreux – vous ne perdrez pas tout.
