La protection des données personnelles des citoyens de l’Union Européenne est désormais au centre des préoccupations. Depuis que le RGPD ou Règlement Général sur la Protection des Données est entré en vigueur, succédant à la Loi Informatique et Libertés, les entreprises qui opèrent des traitements de données personnelles doivent démontrer leur conformité. Pour y parvenir, l’utilisation d’un logiciel est essentielle. En effet, il offre de nombreux atouts pour faciliter la transition.
Cartographier les données
Les traitements des données personnelles doivent donner lieu à l’élaboration de registres de traitements. Il faut noter que la tenue de ces registres datait déjà de la loi Informatique et Libertés. C’est aussi grâce à ces documents que le DPO pourra déterminer les actions à entreprendre. Seules les entreprises qui emploient plus de 250 salariés sont concernées. Toutefois, même en-dessous de ce chiffre, cela devient une obligation dès lors que l’entreprise opère un traitement des données pouvant compromettre les droits et libertés des personnes et donc par conséquent, la sécurité des données.
Le principe d’accountability
L’accountability fait référence à toutes les mesures et actions à entreprendre pour être conforme au règlement. En utilisant un logiciel RGPD, il sera plus facile de les prioriser et de les mettre en œuvre. Sachez que les règles de protection de données ne sont pas faciles à suivre et à respecter, notamment à cause de la pluralité et de la massivité des données. L’accountability va permettre de déterminer l’écart de conformité pour une sécurisation maximale des données.
Une meilleure gestion des données
Les données sensibles des ressortissants européens sont nombreuses et proviennent de différentes sources. Pour mieux les gérer, les stocker et les traiter, une gestion centrale est nécessaire, ce qui est une option proposée par un logiciel RGPD. Cela va permettre à l’entreprise de connaître les différents types de données traitées et leurs finalités.
Vous aurez aussi accès aux informations des personnes physiques avec une historique des mesures de protection des données à caractère personnel mises en place. Bref, un logiciel propose différentes fonctionnalités qui seront nécessaires pour se mettre en conformité.
Une vision d’ensemble et une implication de tous les acteurs
Le processus de mise en conformité est un véritable challenge pour les entreprises. Pour y parvenir, il faut que tous les acteurs et les services de l’entreprise y travaillent (comme le DPO, le RSSI, les référents RGPD…). Or, il est difficile de comprendre le principe du RGPD sans un logiciel qui centralise les données et qui offre une vision simplifiée et synthétisée des mesures de conformité.
De plus, l’outil donne une vision claire sur les risques relatifs à chaque traitement. Ainsi, les différents acteurs, qui n’ont pas forcément des connaissances spécifiques en matière de RGPD pourront plus facilement comprendre les enjeux de la protection des données personnelles et participer ainsi activement à l’optimisation de ces mesures pour une mise aux normes réussie.
Ce qu’il faut savoir
Le choix d’un logiciel RGPD est très important car il conditionne la réussite de la conformité. Cela dit, il est aussi primordial de prendre en compte des coûts de formation du personnel. Avant de sélectionner un outil, vérifiez que les annotations sont conformes à la loi (questions relatives à la religion, l’orientation sexuelle…).
Enfin, n’oubliez pas que seule une entreprise sera tenue comme unique responsable si jamais la mise en conformité échoue. En aucun cas, les éditeurs de logiciels ne peuvent en assumer la faute. Quoi qu’il en soit, vous devez aussi vérifier que le fournisseur du logiciel lui-même est conforme avec le RGPD. Cela doit être écrit noir sur blanc dans les clauses légales du contrat.
